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Dès que les délégués ont prononcé leur discours d'ouverture, le président reçoit une motion de former des groupes pour une période déterminée. Les délégués ayant une optique commune peuvent ainsi se réunir, de façon informelle, afin de préparer des documents de travail et d'établir une stratégie.

Lorsque la séance reprendra, les délégués discuteront des suggestions fournies dans les documents de travail. Ces discussions mèneront à la proposition d'un projet de résolution. Les propositions seront faites et discutées à des fins de modification du projet de résolution. Les travaux du comité prennent fin lorsque celui-ci a approuvé un ou plusieurs projets de résolution qui seront présentés à la séance plénière à la fin de la conférence. Cette rencontre regroupe tous les délégués de la SNUJPH dans une même salle pour voter sur les projets de résolution préparés par les comités de l'Assemblée générale.

B : Règles de procédure
Afin que les délibérations se déroulent bien et soient productives, les séances de la SNUJPH sont basées sur les règles et procédures suivantes. Les délégués doivent connaître ces règles avant d'arriver à St. Thomas.

1.      Discours
a) Les discours peuvent être prononcés en anglais ou en français, les deux langues officielles de la SNUJPH.
b) Pour pouvoir prendre la parole, les délégués doivent figurer sur la liste des conférenciers. Pour s'inscrire, il faut transmettre une note au directeur. Lorsque le nom du délégué est au haut de la liste, le président l'invite à avancer au podium et à prendre la parole pour un temps limité.
c) Une fois son discours terminé, le conférencier dit habituellement « merci et je cède la parole au président ». S'il lui reste du temps, il peut céder la parole à un autre délégué, habituellement un allié qui appuiera sa position.
d) Les discours doivent être adressés au président et non aux autres délégués. Le président et le directeur devraient être appelés Monsieur le président ou Madame la présidente, ou Monsieur le directeur ou Madame la directrice. Il faut toujours s'adresser aux autres délégués comme suit : « l'honorable délégué de... ».
e) Les discours doivent porter sur les sujets soumis à l'étude du comité. Lorsque l'assemblée est saisie d'une motion, le discours doit porter uniquement sur cette motion. Dans un tel cas, les conférenciers doivent indiquer dès le début qu'ils désirent parler pour ou contre la motion.

2.      Motions
a) Pour soumettre une proposition au comité, un délégué doit présenter une motion. Il attend que le conférencier au podium ait terminé, lève sa pancarte et, après avoir été reconnu par le président, se lève et dit « Monsieur le président ou Madame la présidente, je propose que... ». Les motions doivent être appuyées par un autre délégué. Le président peut déclarer toute proposition irrecevable.
b) Un délégué peut présenter les motions suivantes:
i. que l'assemblée se divise en groupes pendant x minutes;
ii. qu'une pause de x minutes soit prise;
iii que la séance soit levée pour le repas ou la journée;
iv. qu'un projet de résolution ou un amendement dûment présenté soit mis aux voix;
v. qu'une motion présentée à une séance plénière à l'Assemblée générale soit déclarée une Question importante, son adoption exigeant la majorité des deux tiers des voix.

Les trois premières motions ci-dessus ne peuvent faire l'objet d'un débat. Quant aux motions (iv) et (v), le président invitera deux délégués à s'exprimer en faveur de la proposition et deux délégués à s'exprimer contre la proposition.

3.      Documents de travail et résolutions
a) Un document de travail est un ensemble de dispositions possibles qui sert de mécanisme pour la discussion et la formulation d'une résolution. Il doit être approuvé par le directeur qui en distribuera des copies à tous les délégués. Il n'est pas nécessaire de proposer l'adoption officielle d'un document de travail. Les délégués ne doivent pas mentionner un document de travail particulier dans leurs discours tant que le document n'a pas été distribué.
b) Un délégué qui désire présenter un projet de résolution doit d'abord obtenir l'autorisation du directeur qui distribuera les copies aux délégués. Le texte d'un projet de résolution doit être dactylographié et être signé par au moins deux membres qui sont ses parrains et par d'autres membres qui l'appuient comme signataires. Pour qu'une résolution soit admissible à des fins de présentation, le nombre de parrains et de signataires doit représenter au moins 20 p. 100 du nombre total des délégations, selon l'appel nominal initial au début de la séance.
c) Pour qu'un projet de résolution puisse être soumis à l'étude du comité, il doit être présenté au podium par un des parrains.

4.      Amendements
a) Des amendements aux projets de résolution peuvent être soumis uniquement après l'autorisation du directeur. Les amendements proposés doivent être dactylographiés.
b) Si l'amendement porte la signature d'approbation des parrains du projet de résolution, le directeur peut le déclarer un amendement favorable. (L'approbation des signataires n'est pas requise.) Le directeur doit intégrer tout amendement favorable directement à la résolution à l'étude et en aviser immédiatement l'assemblée.|
c) Un amendement qui n'est pas approuvé par les parrains de la motion originale est considérée comme un amendement non favorable. Le directeur autorisera alors l'amendement à des fins de discussion uniquement si elle est appuyée par écrit par 20 p. 100 du nombre total de délégués. Un amendement peut uniquement être discuté après avoir été distribué par le directeur et présenté au podium.
d) Si, de l'avis du directeur, un amendement contredit fondamentalement l'esprit de la motion ou de la résolution dont l'assemblée est saisie, le directeur refusera de l'autoriser. (Les délégués qui désirent contredire la motion ou la résolution à l'étude peuvent simplement le faire en votant contre.)
e) Si le directeur reçoit plusieurs propositions d'amendement de même nature, il peut recommander au président une courte pause pour permettre aux délégués de regrouper les propositions multiples en une seule proposition.

5.     Questions d'ordre parlementaire
a) Demande de renseignements. Un délégué qui n'est pas certain de la procédure à suivre dans une situation donnée peut présenter une demande de renseignements. Il doit attendre que le conférencier au podium ait terminé, lever sa pancarte, attendre d'être reconnu par le président, se lever et poser sa question.
b) Rappel au règlement. Un délégué qui pense que les règles ne sont pas suivies peut invoquer un rappel au règlement. Il peut lever sa pancarte à n'importe quel moment, mais ne peut pas se lever et s'exprimer tant qu'il n'est pas reconnu par le président. Les rappels aux règlements sont déterminés par le président en consultation avec le directeur. La décision du président est définitive.
c) Droit de réplique. Un délégué qui estime que l'intégrité de son état a été attaqué par un autre conférencier peut lever sa pancarte à n'importe quel moment et, une fois reconnu par le président, demander un droit de réplique. Si le président décide que la demande est justifiée, le conférencier fautif sera invité à s'asseoir. Le délégué qui a reçu un droit de réplique sera invité à s'avancer au podium et à répondre pendant une minute.
d) Point de notification. Les délégués peuvent ne pas être d'accord avec leur politique respective. Ils doivent toutefois s'abstenir de faire des commentaires désobligeants de nature personnelle ou des commentaires racistes, sexistes ou offensants de quelque façon générale que ce soit. Le président peut signifier un point de notification à un délégué qui est manifestement et de façon constante hors de la question ou qui fait des commentaires inappropriés. Un délégué qui reçoit un premier point de notification perd son droit de parole pendant une heure. Pour un deuxième point de notification, le président suspend le droit de parole du délégué pour la période qu'il juge nécessaire. Le secrétaire général sera habituellement consulté concernant la durée de la suspension.

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